De macro de Excel a agente de IA: mi primer proyecto de agente para un cliente.

La necesidad: crear un archivo de solicitud de alquiler a partir de un único dato introducido.

El cliente gestiona el alquiler de oficinas profesionales. Para cada nuevo contrato de arrendamiento, debe recopilar un expediente que puede incluir aproximadamente veinte documentos: contratos, anexos y demás documentación administrativa. Cada documento depende tanto de la información proporcionada por el solicitante o posible inquilino como de las características de la oficina en cuestión.

Por lo tanto, los nombres, la información de contacto, los datos de la empresa, las fechas y las condiciones de alquiler deben ingresarse en varios lugares. Es fundamental que la información sea coherente en todo el archivo. Cualquier corrección realizada en un archivo debe reflejarse en todos los lugares donde se utilice dicha información. La copia manual hace que esta tarea sea tediosa y aumenta las posibilidades de inconsistencias.

El principio adoptado es sencillo desde la perspectiva del usuario: el administrador completa un formulario PDF con la información del candidato y de la oficina. Una vez enviado este formulario al sistema, sus datos sirven como fuente común para generar los documentos. El agente y la aplicación utilizan entonces esta información en las plantillas predefinidas.

Este es un punto de partida muy concreto para un agente de IA en una empresa: una tarea repetitiva, reglas de negocio identificables y un resultado que el gerente debe poder controlar.

Generar documentos, clasificarlos y mantener el control sobre las plantillas.

La generación de documentos forma parte del trabajo. Los archivos también deben guardarse y organizarse dentro de la estructura de gestión designada. Los documentos relacionados con el solicitante, y posteriormente con el inquilino y su contrato de alquiler, deben ser fácilmente accesibles. Por lo tanto, el sistema también se encarga de archivar estos documentos.

Esta función es menos visible que una respuesta generada por inteligencia artificial, pero es muy importante en el uso diario. Una carpeta generada correctamente pierde gran parte de su utilidad si el administrador tiene que buscar dónde se guardó cada archivo.

Separe los documentos de los mecanismos que los producen.

Las plantillas también debían ser editables. Se podía cambiar la redacción, corregir una cláusula o reemplazar un documento. Por lo tanto, diseñé el sistema distinguiendo varios elementos:

• los datos del candidato y de la ubicación; ;
• modelos documentales; ;
• reglas de negocio; ;
• el procesamiento de la solicitud; ;
• el agente que utiliza las funciones previstas.

Esta separación permite actualizar el paquete de documentos sin necesidad de reconstruir toda la aplicación. Los usuarios conservan la posibilidad de actualizar manualmente sus plantillas. Cualquier modificación debe verificarse dentro del proceso que la utiliza: al cambiar un documento de referencia, siempre es necesario asegurarse de que el resultado esperado siga siendo correcto.

Seguimiento legal que alerta al cliente en caso de cambios.

El seguimiento jurídico es una de las funciones ya implementadas en este proyecto. Los artículos legales en los que se basan los documentos administrativos se verifican utilizando fuentes seleccionadas, como Légifrance y sitios web gubernamentales. El sistema supervisa estas referencias para detectar cambios en la legislación monitorizada.

Cuando se detecta un cambio en estas fuentes, se envía una alerta legal al cliente. Esta alerta le informa sobre una novedad que debe revisar a la luz de los documentos que utiliza. Esta función complementa la generación y presentación del documento al realizar un seguimiento de las referencias legales en las que se basan las plantillas.

Detectar un cambio y validar legalmente un documento siguen siendo dos pasos distintos. Las plantillas de referencia siguen siendo las utilizadas y validadas por el gerente. Cuando un cambio requiere una adaptación legal, esta debe ser revisada por un profesional cualificado antes de actualizar los documentos.

La ventaja de esta función es tangible: el cliente recibe una alerta cuando se detecta un cambio en las fuentes monitorizadas. La decisión sobre las modificaciones del paquete de documentos sigue siendo humana y controlada.

Esta automatización ya era posible antes de la IA.

No inventé la rueda. Recopilar datos, insertarlos en modelos, crear archivos y organizarlos en carpetas ya era técnicamente factible con herramientas conocidas. Word, Excel, VBA, Access, la combinación de correspondencia o los scripts podrían haber servido de base para una aplicación adaptada a esta necesidad.

La automatización tradicional también puede encadenar procesos completos. Sería engañoso presentar las macros como incapaces de ir más allá de una sola operación. La clave reside en cómo construir el sistema, cómo evolucionarlo y cómo capacitar al usuario para que utilice sus funciones.

El siguiente paralelismo ilustra la evolución de mi enfoque para este proyecto. Las herramientas de oficina y el desarrollo tradicional siguen siendo medios relevantes para la automatización.

La automatización de documentos ya existía. El experimento se vuelve interesante cuando analizamos quién puede desarrollarla ahora y con qué recursos.

Qué ha cambiado: Ahora puedo orquestar este proyecto.

Tengo una larga trayectoria trabajando con la web, WordPress, herramientas digitales y automatización. Esta experiencia me permite comprender las necesidades, observar las organizaciones y visualizar cómo simplificar los procesos. Sin embargo, no soy desarrollador de VBA, especialista en Access ni ingeniero de software capaz de crear por mi cuenta una aplicación empresarial tradicional de principio a fin.

Dadas estas especificaciones, hace unos años probablemente habría tenido que contratar a un desarrollador, subcontratar parte del trabajo o reunir a varios profesionales con diferentes habilidades. También podría haber llegado a la conclusión de que el desarrollo era demasiado extenso para el alcance de la necesidad. Entender lo que había que hacer no era suficiente para que su implementación fuera viable.

Pasar de comprender la necesidad a construir

La IA me ha permitido superar esta brecha. Puedo describir con precisión los comportamientos esperados, desglosar el problema y crear los componentes necesarios. Luego puedo probarlos, observar errores, solicitar correcciones y conectar todo gradualmente. El conocimiento del negocio y la capacidad de formular reglas se convierten en bases sólidas para el progreso.

Esto no significa que adquiera instantáneamente todas las habilidades de los especialistas pertinentes. Aún necesito comprender bien lo que pido para apreciar el resultado, detectar comportamientos inconsistentes y rectificar una mala decisión. La herramienta facilita el proceso; me deja la responsabilidad de verificar lo que entrego.

Mi función es orquestar

Esta es la palabra que mejor describe mi trabajo en este proyecto. Definir la arquitectura, especificar las reglas, organizar los componentes, realizar pruebas y supervisar sus interacciones conforman un todo coherente. La generación de código desempeña un papel importante en este proceso, pero no abarca la totalidad de la gestión del proyecto.

También estoy explorando esta forma de trabajar en otros contextos, particularmente con Mi experiencia creando un sistema de diseño de WordPress impulsado por un agente de IA.. Este paralelismo se relaciona con mi enfoque de orquestación; no describe las tecnologías utilizadas en la aplicación de gestión de alquileres.

La principal lección aprendida es personal: ahora puedo liderar el desarrollo de un sistema que antes no habría podido crear por mi cuenta. Esto representa una evolución significativa en lo que puedo proponer y construir basándome en una necesidad empresarial que comprendo.

Aproximadamente dos semanas para una primera versión funcional.

En un enfoque tradicional, habría sido necesario combinar habilidades en automatización de Word y Excel, programación, gestión documental, diseño de interfaces, procesamiento de datos y lógica empresarial. También habría sido necesario planificar las pruebas y el mantenimiento. Dependiendo de la estructura organizativa elegida, estas habilidades podrían haber sido gestionadas por un desarrollador multidisciplinar o por varios profesionales diferentes.

Dada esta necesidad y las habilidades requeridas, estimo que un enfoque de este tipo habría implicado varias semanas de diseño, desarrollo, integración y pruebas. Esta es una evaluación del contexto, no el resultado de un desarrollo comparativo que yo hubiera encargado en paralelo.

Las dos semanas que duró este proyecto también nos recuerdan que el uso de la IA requiere trabajo. Fue necesario desarrollar la solución, ensamblar los componentes y probar su funcionalidad. Una primera versión operativa plantea entonces la cuestión de su monitorización y mantenimiento.

El beneficio económico que percibo se relaciona principalmente con el acceso al desarrollo. Una pequeña organización puede considerar ciertas herramientas altamente especializadas cuando logra movilizar las habilidades necesarias con los recursos adecuados. Para mi negocio, esta posibilidad es tan importante como la automatización de las tareas de gestión. Sin embargo, no cuento con datos comparativos fiables para deducir un ahorro de costos o una relación costo-beneficio.

Lo que el agente aporta a la aplicación empresarial

La aplicación integra las funciones necesarias para el procesamiento de datos y documentos. El agente actúa como intermediario entre el objetivo del usuario y las herramientas disponibles. De esta forma, el usuario puede expresar con mayor claridad lo que desea lograr, y el agente activa las funciones que le han sido autorizadas explícitamente.

Esta estructura explica por qué lo denomino un proyecto con agentes. La IA participa en un proceso empresarial que incluye datos, herramientas, generación de documentos, clasificación, supervisión legal y conexión con el sitio web del cliente. Su función dentro de este proceso general depende de funciones y limitaciones predefinidas.

Una conexión MCP con el sitio web del cliente.

También configuré una conexión MCP entre el agente y el sitio web del cliente. Esto permite al cliente gestionar, desde el agente, la disponibilidad, los precios y la lista de inquilinos presentes en su sitio.

El proyecto va más allá de la simple generación de archivos: vincula la documentación con las operaciones de gestión que se llevan a cabo en las instalaciones del cliente. Esta conexión es una de las funcionalidades que ofrece la aplicación.

Definir las herramientas y los límites forma parte del proyecto.

Una instrucción general no es suficiente para regir una aplicación profesional. Es necesario determinar qué operaciones puede realizar el agente, sobre qué datos y dentro de qué alcance. Esta reflexión sobre las herramientas autorizadas es similar a la presentada en Construir un agente de WordPress con herramientas y habilidades definidas..

Los controles también deben acompañar esta capacidad de actuar. El tema va más allá de la calidad de una respuesta escrita: concierne al comportamiento del sistema y a las instrucciones que acepta. El artículo dedicado a Prueba de un agente de IA contra inyecciones instantáneas Esto amplía la cuestión de la verificación. Estos principios guían el diseño; no constituyen, por sí mismos, una garantía de fiabilidad.

Lo que aprendo de este primer proyecto de agencia

Este proyecto marca un hito en mi carrera, ya que pude partir de un problema administrativo real y desarrollar una aplicación completamente funcional para un cliente. La IA me ayudó a combinar tecnologías y habilidades que no poseo individualmente a nivel especializado.

Sin embargo, los fundamentos del trabajo siguen vigentes. Los datos fiables, las reglas de negocio claras, las plantillas de documentos bien definidas y la organización coherente de los archivos son esenciales. Las pruebas, los controles y las responsabilidades claramente definidas también son necesarios. La productividad diaria depende de todos estos elementos.

El camino desde la macro de Excel hasta el agente de IA mantiene así una continuidad: formalizar una tarea repetitiva para que la máquina pueda ejecutar parte de ella. Lo que esta experiencia ha cambiado para mí es la capacidad de construir y coordinar todo el sistema utilizando herramientas accesibles a mi trabajo.

La IA no me permitió inventar una automatización que antes era imposible. Me permitió crear una automatización que, personalmente, no habría podido crear antes.

Lo que más me llevo de este primer proyecto es la ampliación de mis habilidades de diseño y producción. La automatización facilita el trabajo del gerente; la IA también me permitió, desde el principio, hacer que esta automatización fuera viable a mi escala.